1. Dataansvarlig
Hornstrup Kursuscenter er dataansvarlig.
Hornstrup Kursuscenters kontaktoplysninger er:
Hornstrup Kursuscenter
Kirkebyvej 33
7100 Vejle
+45 7585 2111
epost@hornstrupkursuscenter.dk
Kontaktperson:
Anders Martin Larsen
Direktør
+45 7585 2111
anders@hornstrupkursuscenter.dk
Hornstrup Kursuscenter håndterer alle personlige oplysninger i overensstemmelse med gældende persondatalovgivning.
Hornstrup Kursuscenter indgår aftale med gæster, kunder og leverandører om levering – køb og salg - af forskellige serviceydelser og produkter.
Når en gæst/kunde, bestiller og køber én eller flere af Hornstrup Kursuscenters serviceydelser, og som led heri afgiver sine personoplysninger til Hornstrup Kursuscenter, giver denne samtidig sit samtykke til, at gæstens/kundens/leverandørens personoplysninger kan behandles af Hornstrup Kursuscenter.
Det samme gør sig gældende for så vidt angår de eventuelle personoplysninger, som leverandører til Hornstrup Kursuscenter afgiver til Hornstrup Kursuscenter i forbindelse med afgivelse af tilbud eller indgåelse af aftaler med Hornstrup Kursuscenter.
2. Hornstrup Kursuscenters indsamling af personoplysninger
Personoplysninger indsamles af Hornstrup Kursuscenter på følgende vis:
• Når en gæst/kunde – eller en repræsentant for denne - vælger at indhente tilbud på og/eller købe en af Hornstrup Kursuscenters serviceydelser/produkter, eller når en leverandør afgiver tilbud eller sælger produkter eller serviceydelser til Hornstrup Kursuscenter.
• Fra B2B marked.
• Gennem browser cookies og web beacons.
• I forbindelse med brug af Hornstrup Kursuscenters digitale ydelser.
• Ved abonnement på Hornstrup Kursuscenters nyhedsbrev.
• Fra sociale medier, reklame- og analyseudbydere samt offentlige registre.
• Via video- og tv-overvågning.
• Når leverandører indgår aftaler med Hornstrup Kursuscenter eller afgiver tilbud til Hornstrup Kursuscenter.
Indsamling og behandling af personoplysninger, jf. ovenstående vil altid ske i henhold til gældende persondatalovgivning.
Videoovervågning der er opsat i/ved Hornstrup Kursuscenter sker som led i kriminalitetsforebyggelse og fungerer derudover som et tryghedsskabende tiltag for medarbejdere og gæster.
3. Oplysninger som Hornstrup Kursuscenter indsamler
Hornstrup Kursuscenter indsamler følgende personoplysninger:
• Navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse samt andre almindelige ikke personfølsomme personoplysninger.
• Betalingskortoplysninger – typisk som garanti for en reservation og til betaling af ophold.
• Demografiske oplysninger.
• Købshistorik.
• Oplysninger fra Hornstrup Kursuscenters kundeundersøgelser.
• Oplysninger fra eventuelle udbudte konkurrencer.
• Oplysninger indsamlet i forbindelse med deltagelse på messer.
• Oplysninger fra Hornstrup Kursuscenter sociale medier og andre digitale platforme tilhørende Hornstrup Kursuscenter.
• Browserinformationer.
• Oplysninger om gæstens/kundens virksomhed og relevante kontaktpersoner.
• Oplysninger om leverandørers virksomhed samt oplysninger om relevante kontaktpersoner og nøglepersoner herunder key accounts.
En gæst/kunde leverandør kan, frivilligt og efter eget valg give Hornstrup Kursuscenter yderligere personoplysninger, som denne mener, kan have betydning for Hornstrup Kursuscenters betjening/servicering af gæsten/kunde/leverandøren, eller som den pågældende mener bør gives af sikkerhedsmæssige hensyn.
Dette kan f.eks. være oplysninger om:
• Handicap
• Allergi
• Særlige fødevarepræferencer
• Andre helbreds- eller medicinoplysninger
Hvis en gæst/kunde/leverandør frivilligt og efter eget valg vælger at afgive sådanne oplysninger opfatter Hornstrup Kursuscenter dette som et samtykke til at kunne registrere og gemme disse følsomme oplysninger om den pågældende.
Udover de oplysninger som Hornstrup Kursuscenter modtager direkte fra gæster/kunder /leverandører, vil Hornstrup Kursuscenter i nogle tilfælde indhente eller behandle yderligere oplysninger, som Hornstrup Kursuscenter har modtaget af tredjeparter, f.eks. et rejsebureau, en anden formidler eller en ansat i den virksomhed, hvor den registrerede er ansat.
Hvor dette er tilfældet er den pågældende tredjepart pligtig til at informere de pågældende gæster/kunder/leverandører om Hornstrup Kursuscenter vilkår og betingelser samt Hornstrup Kursuscenters persondatapolitik. Det er også den pågældende tredjeparts ansvar at sikre, at der er det fornødne juridiske grundlag til indsamling og behandling af de pågældende oplysninger, herunder indhente evt. fornødent samtykke til behandling af eventuelle følsomme oplysninger.
4. Betaling med betalingskort
Hornstrup Kursuscenter anvender DIBS www.dibs.dk (Nets), til indløsning af betalinger med betalings- og kreditkort. DIBS og Hornstrup Kursuscenter er godkendt og certificeret af Pengeinstitutternes Betalingssystem (www.pbs.dk).
Ved bestillinger og bookinger gemmer Hornstrup Kursuscenter de oplysninger, som gæsten/kunden/leverandøren har givet jvnf. gældende lovgivning på området.
Udover håndtering af bestillingen, bliver de afgivne oplysninger alene brugt, hvis en gæst/kunde/leverandør f.eks. henvender dig med spørgsmål, eller hvis der er fejl i bestillingen.
5. Hvad er formålet med indsamlingen og behandlingen?
Hornstrup Kursuscenter indsamler alene personoplysninger, som er nødvendige for at opfylde de aftaler, der indgås med gæster/kunder/leverandører om levering af serviceydelser, f.eks. en overnatning, mødepakker eller køb/salg af produkter eller ydelser.
Det er den enkelte aftales indhold/serviceydelsens karakter, som er bestemmende for, hvilke personoplysninger Hornstrup Kursuscenter indsamler og behandler, og som er bestemmende for formålet med indsamlingen.
Formålet med indsamling og behandling af personoplysninger vil primært være:
• Behandling af gæsters/kunders booking og køb af Hornstrup Kursuscenters serviceydelser.
• Behandling af leverandørers tilbud om - og salg - af produkter og ydelser
• Kontakt til gæsten/kunden før, under eller efter dennes ophold.
• Opfyldelse af gæstens/kundens anmodning om tilbud på eller køb af serviceydelser.
• Forbedring og udvikling af Hornstrup Kursuscenter serviceydelser.
• Tilpasning af Hornstrup Kursuscenters markedsføring og øvrige kommunikation.
• Analyse af gæster/kunders/leverandørers brugeradfærd og markedsføring overfor disse
• Tilpasning af Hornstrup Kursuscenter samarbejdspartneres kommunikation og markedsføring til gæster/kunder/leverandører.
• Administration af gæsters/kunders/leverandørers relation til Hornstrup Kursuscenter.
• Opfyldelse af lovkrav, f.eks. krav om at registrere overnattende gæster efter udlændingelovgivningen og pasbekendtgørelsen.
6. Hjemmel - det juridiske grundlag - for behandlingen
Hornstrup Kursuscenter vil oftest behandle personoplysninger, fordi det er nødvendigt for at opfylde en aftale med Hornstrup Kursuscenter, som du en gæst/kunde eller en leverandør er part i. Det kan for eksempel være i forbindelse med hotelophold, mødeafvikling og/eller håndtering og opfyldelse af samarbejds- og leverandøraftaler.
Yderligere vil Hornstrup Kursuscenter behandle personoplysninger i forbindelse med booking forud for en overnatning, afvikling af møder, selskaber, konferencer mv. samt forud for indgåelse af leverandøraftaler.
I nogle tilfælde vil Hornstrup Kursuscenters behandling af personoplysninger finde sted som led i, at Hornstrup Kursuscenter forfølger en legitim/saglig interesse, som går forud for den gæstens/kundens/leverandørens (den registreredes) interesser.
En sådan legitim interesse, kan eksempelvis være udarbejdelse af statistik, kundeundersøgelser, markedsføring og analyse af generel gæste/kundeadfærd, som har til hensigt generelt at forbedre oplevelsen hos Hornstrup Kursuscenter og kvaliteten af Hornstrup Kursuscenter serviceydelser og produkter.
Hvis en gæst/kunde i forbindelse med dennes ophold/besøg hos Hornstrup Kursuscenter oplyser særlige personlige præferencer eller hensyn, herunder f.eks. helbredsmæssige oplysninger, handicap, religiøs overbevisning eller lignende, anvender Hornstrup Kursuscenter alene oplysningerne til at sikre, at der tages hensyn til gæstens/kundens personlige præferencer, dit helbred etc.
I nogle situationer modtager Hornstrup Kursuscenter personoplysninger fra tredjepart, f.eks. et rejsebureau, en agent, en booker eller lignende, bl.a. i forbindelse med gruppebookinger. Når dette sker, er den pågældende tredjepart pålagt at orientere de pågældende gæster/kunder/leverandører om Hornstrup Kursuscenters vilkår og betingelser samt indholdet af denne persondatapolitik.
Hornstrup Kursuscenter er yderligere efter lov, jf. ovenfor under pkt. 5, forpligtet til at registrere forskellige oplysninger om overnattende gæster. Disse oplysninger opbevares jvnf. gældende lovgivning.
7. Den registreredes rettigheder
Efter reglerne i persondataforordningen, har de registrerede (kunder/gæster/leverandører) forskellige rettigheder.
• En registreret har til enhver tid ret til at få indsigt i, hvilke personoplysninger Hornstrup Kursuscenter behandler om den registrerede.
• En registreret har til enhver tid ret til at få berigtiget og opdateret de personoplysninger, som Hornstrup Kursuscenter har om den registrerede.
• En registreret har til enhver tid ret til at få slettet de personoplysningers, som Hornstrup Kursuscenter har om den registrerede. Hvis en registreret anmoder om sletning, slettes alle de oplysninger, som Hornstrup Kursuscenter ikke efter lovgivning er forpligtet til at skulle gemme. En sletning af den registreredes oplysninger kan i nogle tilfælde betyde, at Hornstrup Kursuscenter ikke kan opfylde evt. indgåede aftaler eller levere visse serviceydelser til den registrerede.
Hvis nogle af de oplysninger, som Hornstrup Kursuscenter har om den registrerede er givet på baggrund af den registreredes samtykke, har denne til enhver tid ret til at trække samtykket tilbage, hvilket betyder, at oplysningerne slettes eller ikke længere anvendes af Hornstrup Kursuscenter. Dette gælder ikke for oplysninger, jf. ovenfor som Hornstrup Kursuscenter er lovmæssigt forpligtede til at gemme.
Muligheden for at trække anmode om sletning mv. kan dog være begrænset af hensyn til beskyttelsen af andre personers privatliv, til forretningshemmeligheder og immaterielle rettigheder samt f.eks. af hensyn til muligheden for at håndhæve potentielle retskrav.
Den registrerede kan til hver en tid skriftligt bede Hornstrup Kursuscenter om at få en oversigt over og en kopi af de personoplysninger om den registrerede, som Hornstrup Kursuscenter er i besiddelse af.
En skriftlig anmodning herom skal underskrives af den registrerede og indeholde dennes navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse.
Den registrerede kan også kontakte Hornstrup Kursuscenter, hvis den registrerede mener, at dennes persondata bliver behandlet i strid med lovgivningen eller i strid med andre retlige forpligtelser, f.eks. den aftale/kontrakt, som den registrerede har med Hornstrup Kursuscenter.
Skriftlig anmodning sendes til Hornstrup Kursuscenter, se kontaktoplysninger ovenfor under pkt. 1
Hornstrup Kursuscenter vil så vidt muligt indenfor 1 måned efter modtagelsen af den registreredes skriftlige anmodning sende denne til den registreredes postadresse.
Hvis den registrerede beder om rettelse og/eller sletning af sine personoplysninger, vil Hornstrup Kursuscenter vurdere, om betingelserne for anmodningen er opfyldt, og Hornstrup Kursuscenter vil i så fald gennemføre ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
Hornstrup Kursuscenter tager forbehold for at afvise anmodninger, som har karakter af chikanøs gentagelse eller som kræver uforholdsmæssige tekniske foranstaltninger (f.eks. udvikling af et nyt IT-system) eller som påvirker beskyttelsen af andre registreredes personoplysninger, eller i andre situationer hvor det vil være uforholdsmæssigt ressourcekrævende eller meget kompliceret at imødekomme anmodningen.
Sikkerhed og deling af personoplysninger
Hornstrup Kursuscenter beskytter den registreredes personoplysninger, og har fastlagt retningslinjer, der beskytter den registreredes personoplysninger mod, at der sker uautoriseret offentliggørelse og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem.
Kun de personer/ansatte hos Hornstrup Kursuscenter, der har i kraft af deres jobfunktion har behov for de registreredes personoplysninger har adgang hertil.
Hornstrup Kursuscenter kontrollerer løbende, at der ikke sker uautoriseret adgang til de registreredes personoplysninger.
Hornstrup Kursuscenter tager løbende backup af de registrerede personoplysninger.
I tilfælde af et sikkerhedsbrud, hvor der en høj risiko for misbrug af de registreredes personoplysninger, herunder f.eks. identitetstyveri, økonomisk tab, tab af omdømme eller anden form for misbrug, vil Hornstrup Kursuscenter underrette de registrerede om sikkerhedsbruddet så hurtigt som muligt
Hornstrup Kursuscenters sikkerhedsprocedurer bliver løbende revurderet og opdateret i forhold til den teknologiske udvikling.
Hornstrup Kursuscenter benytter sig af en række eksterne leverandører af IT-services, IT-systemer, betalingsløsninger, etc.
Hornstrup Kursuscenter indgår løbende databehandleraftaler med alle Hornstrup Kursuscenters leverandører, hvorved det også i forhold til eksterne databehandlere sikres, at disse fastholder et fornødent og højt beskyttelsesniveau for så vidt angår de registreredes personoplysninger.
For at kunne opfylde aftaler med de registrerede og for at imødekomme gæster og kunders behov deler Hornstrup Kursuscenter udvalgte personoplysninger med eksterne leverandører såsom restauranter, hoteller, teambuildingudbydere, leverandører af ydelser som festfotografering eller musikudstyr etc.
Hornstrup Kursuscenter er i nogle tilfælde lovmæssigt forpligtede til at videregive personoplysninger eller forpligtede hertil som følge af en afgørelse fra en offentlig myndighed.
Hornstrup Kursuscenter sletter dine personoplysninger, når Hornstrup Kursuscenters lovmæssige forpligtelse ophører, eller når formålet med at indsamle og behandle oplysningerne ikke længere er til stede.
10. Cookies
Hornstrup Kursuscenter anvender cookies. Yderligere oplysning om Hornstrup Kursuscenters cookiepolitik kan indhentes her:
http://www.hornstrupkursuscenter.dk/cookie-og-privatlivspolitik/
11. Klage
Klage over Hornstrup Kursuscenters behandling af personoplysninger kan ske til Datatilsynet, BORGERGADE 28, 5, 1300 KØBENHAVN K, TELEFON 3319 3200 - E-MAIL dt@datatilsynet.dk